Yhteistyörekisterin tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
1.4.2022

1. Rekisterin nimi

S creatives -hankkeen yhteistyörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

S creative -hanke, Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Projektipäällikkö Veera Kolehmainen
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
veera.kolehmainen@savonlinna.fi
p. 050 475 4160

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen rekisteröimisen tarkoitus on yhteydenpito hankkeen aikana esimerkiksi S creatives Festivalin ohjelmahaussa tai hankkeen muiden työryhmien yhteyksien ylläpitämisessä.
Tietoja käytetään toiminnan tarpeisiin sekä yhteydenpitoon ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Henkilötietojen antaminen ja käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn/toiminimen/yrityksen/yhdistyksen perus- ja yhteystiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, mahdollinen verkkosivuosoite sekä muut tarvittavat tiedot).

7. Henkilötietojen tietolähteet

Hakijalta itseltään erillisellä kyselyllä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet rekisteritietoihin. Hankkeen työntekijä(t) mukaan luettuna ostopalveluna hankitun työn tekijät esim. festivaalituottaja. Järjestelmätarjoajilla on pääsy henkilötietoihin tarvittaessa.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan siirtää tapahtumien yhteisjärjestäjille ja hankkeen rahoittajille. Hankkeen osarahoittajana toimii luovien alojen yhdistys Pääkonttori ry.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään S creatives -hankkeen ajan. Hankkeen on arvioitu päättyvän 31.12.2023. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ja pyytää henkilötietojen poistamista koska vaan ottamalla yhteytä rekisterin vastuuhenkilöön (kohta 3).

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään Microsoftin Office -työkaluilla kaupungin omassa palvelinympäristössä. Käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kaikki manuaaliset ainestot säilytetään lukitussa tilassa ja aineistoja pääsee käsittelemään vain nimetyt henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssä vaadittaviin tehtäviin.